Bedrijfsvoering

Om de programma's uit de begroting te kunnen realiseren, is een goede bedrijfsvoering belangrijk. Volgens de toelichting op het BBV geeft de paragraaf Bedrijfsvoering de gemeenteraad hier inzicht in.

Bedrijfsvoering gaat over de bedrijfsprocessen om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de sturing en de beheersing daarvan. Bedrijfsvoeringsprocessen zorgen voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsprogramma’s, volgens de geldende wetgeving.

In deze paragraaf wordt aan de hand van belangrijke ontwikkelingen en thema's aangegeven hoe de bedrijfsvoering integraal bijdraagt aan deze ontwikkelingen het komende jaar en/of de komende jaren.

Organisatieontwikkeling

In 2024 zijn de nodige voorbereidingen getroffen voor de start van de doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie per 1 januari 2025. Met het vaststellen van het organisatiemodel ‘gemeente Hoeksche Waard’ is een stevig fundament gelegd voor de doorontwikkeling. De doorontwikkeling is gebaseerd op input van medewerkers en ruim vijf jaar aan kwalitatieve en kwantitatieve adviezen en onderzoeken. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan de bestuursopdracht om de besturingsfilosofie te evalueren en de ambtelijke organisatie te herijken op kwaliteit, kwantiteit en inrichting.

Het organisatiemodel is het fundament voor de doorontwikkeling tot een volwassen, robuuste en wendbare organisatie. Een organisatie die voortdurend in staat is in te spelen op de toekomst, die maatschappelijke opgaven en bestuurlijke doelen centraal stelt en met zelfvertrouwen werkt. De essentie van het organisatiemodel is dat we de sturings- en verantwoordingslijnen verduidelijken, dat we kwaliteit en afstemming van de ambtelijke adviezen verbeteren en dat we op alle niveaus beter in staat zijn verantwoording af te leggen over ons werk.

De verdere professionalisering van de organisatie zal het college beter in staat stellen om collegiaal te besturen en zal de raad beter in staat stellen om uw kaderstellende en controlerende rol te vervullen. De doorontwikkeling is cruciaal om zo effectief en efficiënt mogelijk uitvoering te kunnen geven aan de toekomstvisie van de gemeente. 

De doorontwikkeling wordt opgepakt terwijl het reguliere werk wordt uitgevoerd. Met deze aanpak wordt gewaarborgd dat verbeteringen worden ingevoerd zonder de continuïteit van het werk te onderbreken.

In dit traject wordt een aantal fasen doorlopen. Fase 1 van de doorontwikkeling, de voorbereiding en planvorming, is in 2024 uitgevoerd.  In deze fase is een groot aantal voorbereidingen binnen de ambtelijke organisatie getroffen. Daarmee kon op 1 januari 2025 jl. worden gestart met de realisatiefase. Met het programma doorontwikkeling wordt gewerkt aan verbeteringen in de structuur, ontwikkeling van medewerkers, processen en systemen.

Belangrijk onderdeel van de doorontwikkeling is dat we aan de hand van de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act) voortdurend reflecteren en evalueren. Daarmee zijn we in staat te zien wat werkt en wat niet, zodat we tijdig kunnen bijsturen.

Innovatie/Vernieuwing

Informatiesamenleving (digitale transitie)

Een veranderende samenleving vereist een gemeentelijke organisatie die daarop inspeelt. Daarom is in 2024 de nieuwe visie op Informatievoorziening 2025-2028 opgesteld, inclusief beleid- en uitvoeringsplan. Onze digitale dienstverlening aan de inwoners is daarbij uitgangspunt. Belangrijke onderdelen van de ambitie zijn transparantie en vindbaarheid van onze informatie, mede in het kader van de Wet open overheid. Het gebruik van data voor sturen en monitoren. Het toepassen van innovatieve oplossingen voor de optimalisatie van onze bedrijfsvoering en daarmee dienstverlening. En belangrijke onderwerpen als data ethiek en informatieveiligheid.

Digitale volwassenheid

Verder automatiseren en digitaliseren van (dienstverlenings)processen helpt de gehele organisatie en samenleving om efficiënter processen te doorlopen. Digitale volwassenheid is daarbij belangrijk, tevens om de veiligheid van informatie te waarborgen. Er zijn digitale trainingen beschikbaar voor medewerkers, zodat zij hun vaardigheden kunnen versterken en effectief kunnen omgaan met (nieuwe) technologieën. Daarnaast is extra aandacht voor informatieveiligheid, mede gezien de opkomst van kunstmatige intelligentie (AI). Op deze wijze investeren wij in een veilige en toekomstbestendige organisatie. Het meten van de digitale volwassenheid doen we jaarlijks op basis van een zelfanalyse middels de ICT-benchmark. Daarin scoren we ten opzichte van de benchmark gelijkwaardig, waarbij wij ons focussen op klantervaring en digitalisering.

Datagedreven werken & AI

Door de enorm toegenomen hoeveelheid data en nieuwe technologie zijn er steeds meer mogelijkheden om de analyses, monitoring en sturing te verbeteren met datagedreven werken. Datagedreven werken is een waardevol instrument gebleken dat kan worden ingezet bij het realiseren van de opgaven van de gemeente en het verkrijgen van betere stuurinformatie. Denk aan het op de kaart presenteren van dorpsvoorzieningen. Ook zijn de mogelijkheden van AI verkend. Er zijn workshops geweest hoe we AI kunnen gebruiken en experimenten gestart om specifieke processen efficiënter en effectiever te kunnen uitvoeren.

Nieuwe wetgeving

Er komt veel nieuwe of aangepast wetgeving op ons af. De wetgeving wordt aangepast op de kansen en bedreigingen van de technologische ontwikkelingen. Zo zijn er wijzigingen en vernieuwingen onder andere op gebied van veiligheid van (persoon)informatie, digitaal zaken kunnen doen en digitale dienstverlening, het kunnen hergebruiken van data, transparantie in processen, data en informatie. In onze projecten worden de nieuwe en aangepaste wet- en regelgeving meegenomen.

Privacy en informatiebeveiliging

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft aan hoe wij om moeten gaan met persoonsgegevens, zowel intern als extern. Het vraagt van ons een voortdurende inspanning om aan de gestelde eisen te blijven voldoen met als doel zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. We zijn immers verantwoordelijk voor het beschermen van de privacy van onze inwoners en medewerkers.

De baseline informatiebeveiliging overheid (BIO) geeft met een normenkader de richting van goede informatiebeveiliging aan. Elk jaar vinden audits op de BIO plaats. Aandacht gaat naar de aanbevelingen van de auditor, naast dat informatiebeveiliging continue aandacht vraagt. De kernbegrippen voor een goed informatiebeveiligingsbeleid zijn: beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid en controleerbaarheid. In 2025 komt daar de wettelijke verplichting van Network and Information Systems Directive 2 (NIS2) en de implementatie van BIO versie 2 bij. Dit zal extra inspanning vragen van de organisatie.

In de afgelopen periode hebben we ingezet op bewustwording en weerbaarheid op het gebied van privacy en informatiebeveiliging binnen de organisatie. Daarnaast spelen onderwerpen als AI, algoritmen, cloud en digitale transformatie een steeds grotere rol binnen onze organisatie. Daar waar nodig is het team dat over privacy en informatiebeveiliging (Team PIV) adviseert, hier ook bij betrokken. Dit is in lijn met het Three Lines model, waarbij PIV vanuit de tweede lijn adviseert over privacy en informatiebeveiliging. PIV heeft de afgelopen periode gestuurd op kennisborging binnen de eerste lijn. Privacy- en informatiebeveiligingsnormen zijn geïmplementeerd binnen de processen. Hierdoor wordt de integrale aanpak binnen de organisatie geoptimaliseerd en ontstaat er meer inzicht in de beheersing van de kwaliteit en de risico’s, zodat hier gericht op gestuurd kan worden.

Ontwikkelingen Financien / Planning & Control

De Planning & Control cyclus stelt de raad in staat om tussentijds (bij)te sturen, zowel op het gebied van de geformuleerde beleidsdoelstellingen als op het gebied van de (bijbehorende) financiën.

In 2024 hebben wij de raad door middel van de P&C-cyclus rapportages periodiek geïnformeerd over de voortgang van de doelstellingen en de daarbij behorende financiën. De raad is hiermee in staat gesteld om (bij) te sturen. De inhoud van de P&C-rapportages hebben wij daarbij zo goed mogelijk aangesloten op de informatiebehoefte die sturing op hoofdlijnen door de raad zo goed mogelijk faciliteert.

In 2024 hebben wij een sluitende Begroting 2025 opgesteld en ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Door middel van deze begroting is het hoofdlijnenakkoord 'Samen doordacht verder 2024-2026' en het collegeprogramma, verder verrijkt met een aantal aanvullende voorstellen.

Daarnaast hebben wij in 2024 verdere voorbereidingen getroffen op de financiele uitdagingen die wij als gemeente hebben vanaf 2026 waarin het Rijk grote bezuinigingen doorvoert op het gemeentefonds. In 2024 hebben wij, via de Perspectiefnota 2025 en de Begroting 2025, een aantal denklijnen aan de raad voorgelegd met als doel ons begrotingstekort de komende jaren om te buigen in een begrotingsoverschot om hiermee ruimte te kunnen creeren om eventuele financiele tegenvallers in de toekomst te kunnen opvangen en voor eventueel toekomstig nieuw beleid.

Verder hebben wij in 2024, via een Europese aanbesteding, een nieuw financieel pakket aangeschaft. Deze aanbesteding was het gevolg van het aflopen van ons huidige contract en de geldende Europese aanbestedingsregels. Uit deze aanbesteding volgde een nieuwe softwareleverancier / nieuw financieel pakket, welke begin 2025 in gebruik genomen is. Naast de aanschaf van een nieuw pakket, zijn in het kader van de doorontwikkeling, verdere procesverbeteringen doorgevoerd. Zo hebben wij het proces Inkoop Tot Betalen (ITB) geimplementeerd, waarbij (inkoop) verplichtingen aan de vóórkant worden vastgelegd. Doel hiervan is om de interne beheersbaarheid op aangegane verplichtingen (en het daarmee samenhangende zicht op de budgetten) verder te vergroten. De hierboven genoemde doorontwikkeling krijgt in 2025 een vervolg.

Interne beheersing

De afgelopen jaren hebben wij gewerkt aan de implementatie van het Three Lines model. In het vastgestelde organisatiemodel 'Gemeente Hoeksche Waard' is het Three Lines model mede de basis voor het verbeteren van de interne beheersing en de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne beheersing zorgt er ook voor dat de organisatie het college het comfort kan bieden om de rechtmatigheidsverantwoording af te geven.

Het Three Lines model staat voor de inrichting van de processen en de samenwerking op de verschillende niveaus in de organisatie en laat zien in hoeverre de organisatie 'in control' is en de belangrijkste risico's beheerst. Ook de integrale aanpak van de diverse beheersingsinstrumenten en de koppeling aan de planning & controlcyclus wordt hierin meegenomen. Hierdoor ontstaat er steeds meer inzicht in de beheersing  en kwaliteit van de processen en kan er gestuurd worden op de processen en het beheersen van risico's. Hiermee past het in de huidige ontwikkeling naar een organisatie die procesgericht werkt en de doelstellingen realiseert en waarin risicomanagement een rol speelt.

Voor de 1e lijn, het leveren van producten en diensten, en ook de 2e lijn, het leveren van ondersteuning, expertise en monitoring, is gewerkt aan rollen, verantwoordelijkheden en kwaliteit. Voor de 3e lijn (Verbijzonderde interne controle (VIC)) is gewerkt aan de wijze van uitvoering van controles. De basis hiervoor is de op juiste wijze ingerichte en uitgevoerde processen (met bijbehorende juiste interne beheersingsmaatregelen) zodat er meer procesgericht en organisatie gericht gecontroleerd kan worden. Hierdoor zijn minder dossiercontroles nodig . En er zijn stappen gezet om de VIC niet meer alleen te bezien in het licht van achteraf komen kijken wat er fout is gegaan en nog gerepareerd moet worden, maar een VIC gericht op de kwaliteit(sontwikkeling) van de bedrijfsvoering.

Rechtmatigheid

Zie ook 4.1 Rechtmatigheidsverantwoording en paragraaf Bedrijfsvoering - Rechtmatigheid.

In 2024 is voor de eerste keer, over het boekjaar 2023, de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven door het college. In de voorliggende jaarstukken is de tweede rechtmatigheidsverantwoording afgegeven.

De ontwikkelingen op dit gebied, zowel vanuit wetgeving als de werkprocessen binnen de gemeente, zorgen voor verschillende aanpassingen. Naar aanleiding van het eerste verslagjaar 2023 heeft de Commissie BBV vragen, ervaringen, aanbevelingen en adviezen ontvangen. Deze hebben geleid tot aanpassingen in de Kadernota Rechtmatigheid 2024. Dit betreft met name aanpassingen over de begrotingsrechtmatigheid en de wijze van presenteren van de rechtmatigheid in de jaarstukken. Mede met betrekking tot de begrotingsrechtmatigheid zijn wijzigingen doorgevoerd in de aangepaste Financiële Verordening.

Ook de organisatie heeft zich op dit gebied (en in relatie met de interne beheersing) het afgelopen jaar verder ontwikkeld. De werkzaamheden en (controle)processen met de daarbij horende taken en verantwoordelijkheden zijn, waar mogelijk, verbeterd en effectiever gemaakt. De te toetsen wet- en regelgeving (voorwaardencriterium) is geoperationaliseerd. Ten behoeve van de uitwerking is het van belang dat bekend is welke bepalingen uit de regelgeving relevant zijn voor het rechtmatigheidsbeheer. Het operationaliseren van het normenkader wordt vastgelegd in het toetsingskader (controle plannen). In het toetsingskader is per wet/regeling/verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing.

Interbestuurlijk Toezicht

In 2022 is de Bestuursovereenkomst generiek Inter Bestuurlijk Toezicht (IBT) 2022, met uitvoeringsprogramma, in werking getreden. Dit betekent ook dat 24/7 de IBT-gegevens te vinden zijn op de site van de provincie: Interbestuurlijk toezicht Zuid-Holland. Voor het eerst scoort onze gemeente rood (Gemeente scoort op 1 of 2 toezichtgebieden groen van de 6 gebieden /Jaarrekening 2023 oranje). Voor verdere toelichting verwijzen wij naar bijlage 1 van deze jaarstukken.

Fraude

Betrouwbaarheid en integriteit zijn onmisbaar voor een goed functionerende overheid. Wij zijn dan ook actief bezig met het onderwerp fraude, fraudepreventie en fraudebeheersing. Het personeelshandboek beschikt over een hoofdstuk Integriteit. Hierin zijn onder andere regels opgenomen omtrent de gedragscode, de vertrouwenspersoon en meldingen vermoeden misstand. De gebruikte risicoanalyse voor Fraude-/ Misbruik & Oneigenlijk gebruik dateert uit 2023. In 2025 is een update voorzien. Hierdoor kan het college een gefundeerde inschatting maken van de fraude en M&O risico’s en de noodzakelijke (beheersings-) maatregelen nemen. Ook is er aandacht voor fraude en misbruik & oneigenlijk gebruik bij het beschrijven van risico's en beheersmaatregelen binnen een proces en het opstellen van controle plannen en de uitvoering van de verbijzonderde interne controle.

Aan de hand van gesprekken met betrokken medewerkers over de verschillende aspecten van het proces worden mogelijke fraude-/ misbruik & oneigenlijk gebruik risico’s en de mogelijke beheersmaatregelen (hard en soft) geïdentificeerd en opgenomen in het Werkplan. Tijdens de verbijzonderde interne controle wordt gecontroleerd of de beheersmaatregelen gewerkt hebben.

Optimaliseren inkooporganisatie

In 2024 is gestart met de tweede fase van de inkoopoptimalisatie. In deze fase wordt de toekomstbestendige inkoopfunctie ingericht. Hiervoor zijn onder andere de volgende stappen gezet:

• Voor de verdere en toekomstige inrichting van de inkooporganisatie is besloten om inkoopbegeleiding (deels) in eigen huis te organiseren. In 2024 is de eerste inkoopadviseur gestart. Daarnaast is een tweede inkoopadviseur geworven.
• In aanloop naar de implementatie van het Inkoop-Tot-Betalen proces is er een onderzoek uitgevoerd naar de knelpunten en optimalisatiepunten. De uitkomsten hiervan zijn meegenomen in de inrichting van de werkprocessen, zodat de nieuwe werkwijze beter aansluit op de behoeften en uitdagingen binnen de organisatie.
• Een andere en volgende stap in de inkoopoptimalisatie is een versteviging van contractmanagement. Het plan van aanpak en een uniforme werkwijze voor gemeentebreed contractmanagement is hiervoor opgesteld.

Klant centraal

Onze omgeving verwacht dat gemeenten betrouwbaar, begripvol en eenvoudig opereren. Een gemeente die communiceert in begrijpelijke taal en de menselijke maat niet vergeet.

Een ‘klantgedreven dienstverlening’ wordt daarbij steeds belangrijker. Onder klant verstaan wij hier: inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. Het centraal stellen van ‘systemen’ willen wij ook in onze bedrijfsvoering steeds meer gaan vervangen door het centraal stellen van onze (interne én externe) klanten. Hiervoor zullen we steeds vaker ‘in gesprek’ gaan over onze dienstverlening en onze dienstverlening bekijken vanuit het perspectief van onze klanten zodat wij diezelfde dienstverlening verder kunnen verbeteren. Op het gebied van onze bedrijfsvoering hebben wij hiervoor de volgende doelstellingen geformuleerd:

Lokaal inkopen

In 2024 zijn de volgende activiteiten ondernomen om lokaal inkopen de aandacht te geven die het behoeft:

1. Monitoring

De inkoopuitgavenanalyse (ook wel spendanalyse genoemd) geeft inzicht in het aandeel lokaal inkopen over het totaal van de gemeentelijke inkopen. In 2024 is ‘de totaal beïnvloedbare inkoopomzet’ van de gemeente Hoeksche Waard bijna € 73 miljoen In onderstaande tabel worden de cijfers over de afgelopen 4 jaar weergegeven:

2. Kennis over aanbesteden vergroten bij lokale ondernemers

Aanbesteden is voor kleine en middelgrote ondernemers geen dagelijkse bezigheid. Dit alles maakt dat lokale ondernemers niet altijd mee kunnen doen aan een inkooptraject en/of de opdracht niet op een adequate manier kunnen uitvoeren. Om deze reden organiseren we kennissessies voor (lokale) ondernemers:

• Dit jaar is er een ondernemersbijeenkomst georganiseerd over circulair inkopen en ondernemen. Tijdens de bijeenkomst zijn inzichten opgedaan en waardevolle discussies gevoerd over hoe we gezamenlijk de lokale economie kunnen versterken en tegelijkertijd onze ecologische voetafdruk kunnen verkleinen.
• In 2024 is de gemeente, als proef, gestart met een maandelijks inkoopspreekuur (zonder afspraak). Na deze proefperiode zal het inkoopspreekuur worden geëvalueerd. De reacties vanuit ondernemers zijn positief en voorzien in een behoefte.

Invorderingsbeleid en afhandeling bezwaren, klachten en Woo-verzoeken 'op maat'

Wij werken met de zogeheten ‘informele werkwijze’ in formele procedures. Dat betekent dat met inwoners – in hun procedure met ons- eerst wordt geprobeerd informeel het geschil (bij bezwaarschriften, klachten of een aanmaning op hun factuur) op te lossen met een voor beide partijen aanvaardbare oplossing.

In 2024 hebben wij, net als voorgaande jaren, onze uitstaande vorderingen periodiek gemonitord. Daar waar sprake was van specifieke knelpunten en gegronde redenen bij burgers en bedrijven om hun openstaande vordering niet of niet tijdig te voldoen, zijn maatwerkoplossingen geboden, bijvoorbeeld in de vorm van een afbetalingsregeling. In 2024 betrof dit slechts enkele aanvragen/regelingen. Daarnaast hebben wij in 2024 een beperkt aantal (en beperkt bedrag) uitstaande vorderingen afgeboekt wegens oninbaarheid.

In 2024 zijn van de ingediende bezwaarschriften (177 in totaal) er 69 informeel opgelost. Dit betekent dat wij een groot deel van de bezwaarschriften informeel oplossen.

Werkomgeving

Werkomgeving en huidige huisvesting

Huisvesting moet aansluiten bij de ontwikkeling van de organisatie en haar medewerkers. Dit vraagt om een adequaat beheer van gebouwen, de inventaris en de bijbehorende diensten. De vraag naar plaats- en tijdonafhankelijk werken wordt continue tegen het licht van de bestaande huisvesting gehouden en heeft geleid tot een tiental eenvoudige inrichtings- en werkplekaanpassingen. De rol van het gemeentehuis als een inspirerende werkplek om te ontmoeten en samen te werken en de vergaande digitalisering van de dienstverlening blijkt nog altijd onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Huisvesting lange termijn

Er is onderzoek gestart naar scenario’s voor de definitieve huisvesting van gemeente Hoeksche Waard. De gestelde duurzaamheidsdoelstelling uit het huidige collegeprogramma om in 2030 al het gemeentelijk vastgoed verduurzaamd te hebben (CO² neutraal) is van grote invloed op het onderzoek. Het is van belang een duurzame oplossing te creëren voor de definitieve huisvesting voor gemeente Hoeksche Waard, waarbij het begrip ‘duurzaam’ tweeledig is. Duurzaam vanuit het oogpunt van creëren van CO2 neutraal vastgoed en duurzaam vanuit het oogpunt van toekomstbestendige, lange termijn huisvesting. Het is wenselijk gebleken dit onderzoek te richten op één locatie vanwege kostenbesparing, doelmatigheid en noodzakelijke samenwerking.

Communicatie

In het collegeprogramma Samen Doordacht Verder zijn de accenten voor 2024 - 2026 geschetst als aanvulling voor de resterende coalitieperiode. Eén van de belangrijkste trajecten is de ontwikkeling van de Toekomstvisie. Communicatie en participatie is daarbij cruciaal. Team Communicatie adviseert over en ondersteunt bij de uitvoering van de verschillende communicatie- en participatiemomenten. 

Onze organisatie werkt volgens het principe 100% dienstverlenend en heeft een externe focus. Het is cruciaal dat medewerkers de vaardigheid hebben om vanuit de doelgroep te denken en dat als uitgangspunt voor hun handelen nemen. Zowel bij het opstellen van beleid als bij het informeren en betrekken van doelgroepen. Het team Communicatie geeft proactief en gevraagd advies en ondersteunt daarbij waar dat nodig is. De toolbox Communicatie, met daarin onder andere formats voor een persbericht, folder, schrijfwijzer voor alle medewerkers en interne nieuwsbrief, is beschikbaar via Connections voor alle medewerkers. 

Gedrag veranderen en nieuwe gewoontes aannemen - denk aan een gezondere leefstijl, ander gedrag in het verkeer of eigen initiatief als gemeenschap - kosten tijd en vragen om zorgvuldige communicatie. Informeren, inspireren en stimuleren. Om de drijfveren van inwoners te achterhalen en de communicatie hierop aan te sluiten, maken we gebruik van het dashboard van Citisens. Citisens is een methode om op basis van data en onderzoek inzicht te krijgen in inwonerprofielen en hun participatie- en communicatievoorkeuren. Met onder andere gebiedsanalyses en laagdrempelige (online) participatie zorgen we voor scherp inzicht en vroegtijdige betrokkenheid. Ook voor mobiliteitsvraagstukken zijn in 2024 campagnes, ontwikkeld, waaronder Dijk Op, Gas Eraf. Vanuit de Rijksoverheid is een update gedaan op de communicatiemethoden Factor C, CASI en Dilemmalogica.  Een aantal collega's ontwikkelde voor het team Communicatie een A5-klapper waarin de vernieuwde communicatiemethoden kort zijn omschreven met invuloefeningen en QR-codes naar verdiepende online toelichting. Zodat de communicatiecollega's dit eenvoudiger en gerichter kunnen toepassen bij hun advisering. 

De dienstverlening beweegt mee met de tijd en de behoefte van onze inwoners. Het team Communicatie is dan ook betrokken bij de ontwikkeling van het digitaal loket MijnHW. In de Nieuwstafel werken verschillende teams van de gemeente samen aan een goed omgevingsbeeld en analyse daarvan. Zo worden (media)signalen en sentimenten uit de samenleving snel opgepakt en in de organisatie gedeeld.

Duurzaamheid

Duurzaamheid blijft een belangrijk thema voor ons als maatschappelijke organisatie. Duurzaamheid gaat over meer dan alleen milieu en ‘groen doen’, het gaat over circulair werken en inkopen, sociale inzet en innovatieve initiatieven. Vanuit de gemeente zetten we in op meerdere deelgebieden rondom duurzaamheid zoals duurzame en lokale inkoop, optimaliseren van sociale aspecten, duurzame bedrijfsvoering en doeltreffende communicatie en participatie.

Duurzame bedrijfsvoering

Ook in de duurzaamheid van onze gebouwen en faciliteiten is afgelopen jaar nog winst behaald. Denk aan (her)gebruik van producten en materialen, voorkomen gebruik wegwerpmaterialen en het optimaal inzetten van ruimten en vloeroppervlak. Bij de vervanging van de bedrijfswagens is er extra aandacht voor duurzaam rijden. In 2024 zijn bij de teams Buitendienst en Facilitair een aantal bedrijfsvoertuigen met dieselmotoren vervangen door een elektrische variant. De keuze voor elektrisch rijden onderstreept onze inzet voor een duurzamere toekomst. Deze elektrische bedrijfsauto's dragen bij aan een lagere CO2-uitstoot en passen perfect binnen de gemeentelijke ambitie om in 2040 energieneutraal te zijn. 2024 was ook het jaar waarin de wegwerpbekers voor koffie en thee op alle locaties definitief vervangen zijn door duurzame, kwalitatief hoogwaardige gekleurde porseleinen bekers. Voor het afwassen van deze bekers is een mooie samenwerking gevonden met re-integratie kandidaten van de Inburgering via team Werk.

Jaarverslag ENSIA

Burgers verwachten een betrouwbare overheid die zorgvuldig met informatie omgaat. Het gaat daarbij om het waarborgen van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie(systemen). Dat zorgt niet alleen voor betrouwbaarheid, maar ook voor een goede kwaliteit en continuïteit van de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen.

Het college van burgemeester en wethouders legt verantwoording af over de stand van zaken op het gebied van informatieveiligheid binnen de gemeentelijke organisatie. Dit gaat op basis van de landelijke en voor gemeenten verplichte Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) systematiek. Het verantwoordingstraject van de ENSIA gaat door verschillende bestuurslagen en teams. Doormiddel van het invullen van vragenlijsten in de ENSIA tool (zelfevaluatie) en het opstellen van verantwoordingsrapportages wordt verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad (horizontale verantwoording) en aan de verschillende toezichthouders van het Rijk (verticale verantwoording).

Scope

ENSIA streeft naar een zo effectief en efficiënt mogelijk ingericht verantwoordingsstelsel voor informatieveiligheid. Met ENSIA leggen gemeenten in één keer slim verantwoording af over de staat van informatiebeveiliging en het (veilig) gebruik van 8 verantwoordingstelsels en applicaties:

• Implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) - Zelfevaluatie
• Digitale persoonsidentificatie (DigiD) - Geauditeerde zelfevaluatie
• Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet) - Geauditeerde zelfevaluatie
• Basisregistratie Personen (BRP) - Zelfevaluatie
• Reisdocumenten/ Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland-PUN) - Zelfevaluatie
  • Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) - Zelfevaluatie op datakwaliteit
  • Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) - Zelfevaluatie op datakwaliteit
  • Basisregistratie Ondergrond (BRO) - Zelfevaluatie op datakwaliteit

Een verkorte weergave van de uitkomsten treft u aan in onderstaand overzicht:

Wat betreft de scores voor de BAG BGT en BRO

Uit bovenstaande scores is het niet mogelijk om een representatieve trend op te maken. In de afgelopen jaren zijn wijzigingen aangebracht in de vraagstelling van de zelfaudit en in sommige secties de uitgangspunten aangepast die van invloed zijn op de score. Hierdoor is het niet zonder meer mogelijk om scores van verschillende jaartallen met elkaar te vergelijken. De individueel behaalde scores laten zien dat we op het randje balanceren van onvoldoende en voldoende voor de GEO-basisregistraties. Met de huidige bezetting en inrichting processen lukt het om rond de “voldoende/onvoldoende” te blijven, maar bij onvoorziene omstandigheden of extra vraag is het team kwetsbaar. 

Het dagelijks bestuur committeert zich met het indienen van deze rapportage bij de Rijkstoezichthouder aan bovenstaande verbetermaatregelen, zodat er een stabiele positieve beheersituatie kan ontstaan waar de beheerders in control zijn van de informatiestromen en de interne kwaliteitsbeheersing.

Rechtmatigheid

In deze paragraaf is aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad. De rechtmatigheid is onderverdeeld in het begrotingscriterium, het voorwaardecriterium en het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie(s) het college onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Voor de rechtmatigheidsverantwoording verwijzen wij u naar hoofdstuk 4.1 van deze jaarstukken.

De afspraken met de raad zijn vastgelegd in de financiële verordening 212 Gemeente Wet. In deze verordening is opgenomen wat wordt verstaan onder de verschillende rechtmatigheidscriteria; Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium.

In artikel 12 (lid 4 en 5) van de financiele verordening is het begrotingscriterium nader uitgewerkt.

Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van de lasten ten opzichte van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties (lid 4) :

• 1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde baten de overschrijding compenseren
  2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling
  3. c. de raad is geïnformeerd bij raadsinformatiebrief uiterlijk ten tijde van de raadsvergadering voorafgaand aan de raadsvergadering waarin de jaarstukken worden vastgesteld;

Uitgangspunt is dat onderschrijding van de lasten, overschrijding of onderschrijding van baten ten opzichte van de begroting rechtmatig is (lid 5) als:

• a. de raad is geïnformeerd op grond van artikel 6, eerste tot en met vierde lid, en die op het eerstvolgende moment in de planning en control-cyclus is toegelicht, of
• b. de raad is geïnformeerd bij raadsinformatiebrief uiterlijk ten tijde van de raadsvergadering voorafgaand aan de raadsvergadering waarin de jaarstukken worden vastgesteld.

Ter uitvoering van hetgeen in art 12 lid 5b van de financiele verordening is opgenomen is de raad is via de raadsinformatiebrief van 20 mei 2025 geinformeerd over de begrotingsrechtmatgheid 2024. In deze raadsinformatiebrief zijn de geconstateerde afwijkingen in het kader van de begrotingsrechtmatigheid nader toegelicht.

Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen.

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

In paragraaf 4.1 Rechtmatigheidsverantwoording namen wij in het kader van het begrotingscriterium een netto-afwijking op van € 896.000. Daarnaast namen wij in het kader van het voorwaardencriterium een afwijking op van € 656.000. De totale afwijking bedraagt € 1.552.000. Deze afwijking blijft onder de verantwoordingsgrens van € 3.000.000. Hieronder zijn de toelichtingen opgenomen bij de afwijkingen.

Formele rechtmatigheid

Formele rechtmatigheid is het niet naleven van financiële wetgeving met niet directe financiële gevolgen. Formele onrechtmatigheden worden wel opgenomen in de Jaarstukken maar worden niet meegeteld bij de financiële rechtmatigheid.